직장인의 첫 걸음
이메일 예의와 이메일 쓰는 법
첫 직장을 들어가 업무를 하게 되면 제일 고민인 것이 바로 이메일 보내기입니다. 신입사원의 경우 이메일에 대한 예의를 모르기 때문에 상대방에게 실수하는 일이 꽤 많은데요.
사실 쉬울 것 같지만 상대방에게 내용을 제대로 전달해야하고 예의도 차려야 하니 은근히 신경 쓰인답니다.
물론 다른사람들이 보낸 메일을 보면 어느 정도 감이 오겠지만 그래도 직접 해봐야 빨리 습득 할 수 있겠죠?
1. 메일 아이디는 쉽고 명확하게 만들기
업무를 할 때 상대방에게 이메일을 알려주거나 소통해야할 일이 많은데요.
이때 이메일을 알려줌에도 불구하고 메일이 안 오는 경우가 있습니다. 대게 이메일 주소가 길거나, 영어와 숫자가 많이 섞여있거나, 특수기호가 들어갈 경우 상대방이 헷갈려서 두 번, 세 번 이메일을 다시 알려줘야 할 때가 있는데요.
때문에 이메일은 무조건 쉽고 간결하게 만들며, 자신과의 접점을 찾아 잘 기억 할 수 있는 이메일을 만든다면 더욱 좋습니다.
TIP. 이메일 만들기
- 이메일 아이디는 짧고 간결하게
- 숫자0과 영어O는 되도록 넣지 않기
- 특수기호(-,_) 넣지 않기
- 자신을 나타 낼 수 있는 단어로 아이디 만들기 (이름에 ‘하늘’이 들어갈 경우 SKY7788 이런 형식으로)
2. 제목은 내용의 핵심을 요약해 작성
직장인들은 하루에도 수십통의 이메일을 주고 받는데요. 이때 제목이 명확하지 않으면 메일을 확인하고 읽는 과정의 시간을 오래 걸리기 마련입니다. 예를들어 ‘견적서보냅니다.’ ‘파일보내드립니다’라는 형식의 제목은 발신자와 핵심 내용이 없어 메일을 봐야하는 사람이 직접 하나씩 메일을 눌러봐야 하는 상황이 생깁니다. 때문에 이런 시간을 단축하기 위해서는 메일 제목을 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.
또한 나중에 메일을 찾아야 할 때 제목이 정확해야 쉽게 찾을 수 있기 때문에 메일 제목도 아주 중요합니다.
신입사원의 경우 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에 우선 본문을 작성 한 후 나중에 본문을 대표하는 핵심 내용을 요약해 제목으로 옮기는 것도 좋은 방법입니다.
TIP. 이메일 제목 작성하기
- 제목 앞에 [회사명 또는 소속명]
- 본문 내용에 대한 핵심 제목
추천제목: [OO전자] 1월 OOO프로젝트 기획안 전달 드립니다.
3. 본문은 첫인사와 함께 간단명료하게 작성
이메일 본문 내용의 첫 문단은 자신의 소속과 이름을 알리는 것이 좋습니다. 대게 ‘날씨가 좋네요’ 등 업무와 상관없는 인사말을 쓸 때가 있는데 오히려 본문에 대한 집중도를 떨어트리기 때문에 업무에 대한 내용만 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다.
너무 딱딱하게 느껴진 다면 업무 내용을 작성 한 후 메일 끝 부분에 ‘즐거운 주말 보내세요’라고 인사말을 적어주세요.
본격적으로 본문을 작성할 땐 서론 - 본론 - 결론의 형태로 작성해줍니다. 내용은 구구절절하게 길게 쓰지 않고 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다. 서론에서는 글의 목적을 분명히 밝히고, 본론에는 서론을 뒷받침 할 내용을 작성한 후 결론에 다시한번 내용을 정리해 줍니다.
내용이 길거나 요청해야 할 사항이 많다면 번호(1,2,3...)를 매겨 보기 좋게 정리해야 합니다.
이메일은 정중한 문체로 작성하며, 중요한 부분은 진하게 표시하거나 색을 입혀서 강조하고 싶은 내용을 한 눈에 잘 보이게 작성합니다.
TIP. 이메일 본문 작성하기
- 첫인사는 자신의 소속과 이름 알리기
- 본문은 서론 - 본론 - 결론 순서로 필요한 내용만 간결하게
- 문장은 길게 늘여 쓰지 않고 문단을 나누어 읽기 편하게
- 중요한 내용에 진하게 또는 색 입히기
- 틀린 맞춤법이 있는지 잘 확인하기 (메일쓰기 상단 맞춤법 체크 클릭)
4. 첨부파일 다시 한번 확인하기
메일을 보내면서 함께 보내야할 첨부파일이 있다면 우선 파일명을 제목처럼 알기 쉽게 작성하는 것이 중요합니다. ‘[회사명]2월 OO프로젝트 기획안’ 등 어떤 내용의 파일인지 명확하게 작성해 줍니다.
또한 파일은 보안이 중요한데요. 변조 가능한 파일은 사내 규정 확인 후 외부로 유출되는 것을 막기 위하여 워터마크(불법복제를 막기 위한 표식)를 삽입하거나 변조가 불가능한 파일 형식으로 바꾸어 전송하는 것이 좋습니다.
TIP. 이메일 첨부파일
- 파일명은 메일의 제목과 동일하게 알기 쉽게 작성
- 외부유출과 변조가능성을 인지한 후 첨부
- 본문 내용에 첨부파일 확인하라는 내용 작성
5. 메일 하단 서명(명함) 넣기
서명은 메일 하단에 들어가는 명함 같은 것으로 메일의 출처를 정확히 알 수 있고, 메일을 보낸 발신자의 소속, 이름, 연락처, 이메일 등을 확인 할 수 있는 역할을 합니다. 빠른 커뮤니케이션을 위해서는 서명을 이용하는 것이 좋습니다.
이메일은 서명을 미리 넣을 수 있는 카테고리가 있기 때문에 회사용 이메일 설정에 들어가 미리 서명을 집어넣는 것을 추천합니다.
TIP. 이메일 서명 넣기
- 회사로고, 회사명, 부서명, 직함, 이름, 번호, 팩스번호, 이메일 등 기입
- 이메일 설정 - 서명으로 들어가 서명 미리 기입해두기
6. 참조·숨은 참조 확인하기
정확하고 원활한 업무처리를 위해 각 담당자 및 실무자, 팀원에게 함께 보내야 하는 경우 참조를 넣어야 합니다. 이때 메일을 받는 사람과 함께 받는 사람은 참조(CC)와 노출되지 않는 숨은참조(BCC)를 잘 파악하여 넣어야 합니다.
나의 업무지만 다른 상사도 진행상황을 알아야할 때 참조하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 넣으면 됩니다.
특히 업무가 익숙하지 않은 신입사원의 경우 참조를 통해 팀원과 상사를 함께 참조해야 하며, 직급 순으로 작성하면 됩니다.
TIP. 참조 숨은 참조 넣기
- 받는사람, CC, BCC 구분해서 추가하기
- 직급순으로 참조하기
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